Archiviazione digitale per garantire conformità e semplificazione
Molte aziende sono attratte dall'idea di un ufficio completamente digitalizzato
Digitalizzare l'ufficio: di cosa ha bisogno la tua azienda?
Archiviazione digitale
L'archiviazione, nell'ambito di un processo di digitalizzazione, deve essere a lungo termine, non modificabile. A seconda delle dimensioni dell'azienda, questa potrà essere realizzata con un'infrastruttura di servizi in outsourcing nel cloud o sui server aziendali. Una volta archiviate le informazioni, i dipendenti autorizzati potranno accedervi da qualsiasi luogo.
Immutabilità
I documenti da conservare non devono essere modificabili digitalmente oppure devono essere dotati di registro per tenere traccia di eventuali cambiamenti (ad esempio, a seguito di errori o revisioni). In questo modo è possibile garantire che tutte le modifiche, gli autori e i dati rimarranno chiaramente tracciabili. La certificazione garantisce che il documento digitale e quello cartaceo siano identici.
Con un sistema di gestione documentale (DMS) completo, non sarà necessario preoccuparsi di questi aspetti. Tutte le fasi per rendere le informazioni digitali conformi alle normative e per documentarne la conformità saranno gestite dal sistema.
Mettere fine al caos dei file, in modo sicuro ed efficiente
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